Preparación de impuestos en línea para trabajadores por cuenta propia de TurboTax: Una guía para negocios de cuidado infantil

Año fiscal 2024

Acerca de Playground

Playground es un programa informático de gestión de cuidado infantil que ayuda a los proveedores a reducir costos, eliminar el trabajo pesado y hacer que las familias sean más felices. Creemos que los proveedores deben enfocarse en proporcionar un cuidado infantil increíble—el tipo de trabajo que solo las personas pueden hacer—y que el programa informático debe administrar el resto. Estamos construyendo la plataforma de gestión de cuidado infantil que elimina el trabajo administrativo de administrar un centro. Nuestro programa informático mejor calificado incluye funciones esenciales como facturación, compromiso familiar, papeleo digital, asistencia, nómina, administración de programas de alimentos, marketing automático y más. Disfrute de atención personalizada con tiempos de respuesta menos de 60 segundos. Programe una demostración gratuita hoy para ver por qué más de 300,000+ proveedores de cuidado infantil, maestros y familias satisfechos usan Playground.

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Por qué un software de preparación de impuestos es una buena idea para los propietarios de negocios de cuidado infantil

Muchos dueños de negocios de cuidado infantil pueden preparar sus propios impuestos. El uso de software de impuestos es una excelente manera de ahorrar tiempo y dinero. También puede darle tranquilidad, ya que se realizan muchos cálculos por usted y hay verificaciones cruzadas automatizadas para asegurarse de que está contabilizando correctamente sus ingresos y gastos. Según el IRS, la presentación electrónica le ayuda a evitar errores comunes y costos. Lo mejor de todo es que lo pone en el asiento del conductor de esta responsabilidad comercial esencial: presentar su declaración de impuestos anual.

Cómo usar esta guía

Puede ser que se sienta un poco intimidado por la idea de hacer sus propios impuestos para su negocio de cuidado infantil, pero esta guía, y otras herramientas creadas específicamente para usted, lo preparará para tener una experiencia sin complicaciones que puede ahorrarle dinero, evitar el riesgo de auditoría y ayudarlo a establecer metas para mejorar sus prácticas comerciales y su preparación de impuestos durante muchos años. Al final de la temporada de impuestos, usted podrá comprender todos los aspectos de su declaración y la comprenderá a profundidad.

Esta guía es mejor para los propietarios de negocios de cuidado infantil que trabajan por cuenta propia. Estos pueden incluir programas de cuidado infantil familiar en el hogar o centros de cuidado infantil que son propiedad de un empresario individual.

Es mejor usar esta guía como referencia mientras se prepara y completa la declaración de impuestos para su negocio de cuidado infantil. El objetivo de esta guía es permitirle declarar con precisión los ingresos y gastos de su negocio de cuidado infantil, con un enfoque en la entrada de datos que formará su Anexo C. Aunque esta guía no revisará la preparación de impuestos asociada con sus impuestos personales (no comerciales), el uso de un software de impuestos para la declaración de su negocio le permitirá asegurarse de que está reclamando con precisión sus créditos personales y otros artículos también.

Introducción a TurboTax y la declaración de impuestos

TurboTax ofrece varias versiones de sus productos fiscales. Primero, deberá decidir si desea preparar sus impuestos utilizando la versión en línea o una descarga de software. Para esta guía, utilizamos la versión en línea para Autónomos del software. En esta versión, tiene acceso a formularios esenciales como el Anexo C y la posibilidad de buscar deducciones comerciales que le puedan beneficiar. Esas funciones no están disponibles en el paquete básico. También tendrá la opción de aceptar el servicio de protección MAX Defend & Restore por un cargo adicional. Recomendamos que los proveedores que preparan sus propios impuestos adquieran MAX Defend & Restore, ya que les brindará la protección adicional de una representación completa en auditorías, funciones de restauración de identidad y asistencia individual prioritaria de un especialista para responder preguntas mientras preparan su declaración.

Entendiendo el objetivo

A medida que navega por el sistema, comprenda que el objetivo es garantizar que tenga una declaración justa y precisa para que esté protegido en caso de una auditoría. La mejor manera de evitar preguntas por parte del IRS (Servicio de Impuestos Internos) es evitar cualquier problema que aumente sus posibilidades de una auditoría, generalmente denominados "señales de alerta". Las señales de alerta más comunes para las empresas de cuidado infantil son:

No incluir todos sus ingresos en sus impuestos, como omitir un formulario 1099 que recibió de una subvención.
Reclamar gastos irrelevantes o inusualmente altos, como una proveedora que reclamó $40,000 en gastos de teléfono celular para ella cada año.
Tener una gran pérdida en su negocio; las empresas tendrán pérdidas de vez en cuando, pero debe evitar tener pérdidas que sean mucho mayores que lo que ganó. Si no ha obtenido ganancias en tres de cinco años consecutivos, podría correr el riesgo de que el IRS determine que es un "pasatiempo" y no un negocio (lo que cambiará en gran medida su capacidad para deducir gastos).
Reclamar el 100% del uso de su vehículo; esto es especialmente cierto para los proveedores de cuidado infantil familiar en el hogar. Algunos de ustedes pueden tener una camioneta o un automóvil que usan para el transporte, lo cual está bien; sin embargo, informar que el vehículo solo se usa para el trabajo (y nunca por razones personales) puede llamar la atención, ya que es menos común.

Para ayudar a preparar sus impuestos con facilidad, debe asegurarse de tener sus registros de ingresos y gastos actualizados y a mano. Tal vez tenga un sistema de contabilidad del que se puedan extraer estos datos, o tenga un sistema de mantenimiento de registros con esta información. Por lo general, necesitará:

Formularios 1099
Registros bancarios y de tarjetas de crédito
Cheques cancelados
Recibos semanales o de fin de año que muestren lo que los padres pagaron por el cuidado de los niños
Recibos o facturas pagados por activos o servicios que compró
Registros de nómina, si corresponde.
Registros de millaje que documentan el uso comercial de su vehículo
Cálculo del porcentaje de tiempo-espacio para los proveedores de cuidado infantil familiar
La documentación de los gastos anuales del uso comercial de la vivienda, como los servicios públicos o el impuesto sobre la propiedad

Primero lo primero

Deberá ingresar información demográfica básica sobre usted (y su cónyuge y dependientes, si tiene alguno):

Nombre
Número de Seguro Social (SSN)
Fecha de nacimiento
Estado civil
Dependientes
Dirección
Otra información para ayudar a determinar sus créditos fiscales personales, incluso si es ciudadano de los EE. UU.; fueron estudiantes el año pasado; Puede ser reclamado como dependiente en los impuestos de otra persona, o tener dependientes para reclamar en sus impuestos.
Y otra información para ayudar a determinar sus créditos y obligaciones fiscales personales.

A continuación, también se le pedirá que indique su ocupación y puede elegir Proveedor de cuidado infantil de la lista desplegable.

Declaración de ingresos y gastos de la empresa

TurboTax personalizará las preguntas y las deducciones sugeridas según su industria. Puede ingresar el tipo de trabajo que realiza como “servicios de guardería” para obtener funciones personalizadas para su industria. Esto también es necesario para que el código comercial 624410 se aplique automáticamente a su tipo de negocio. Luego, ingresará información básica sobre su negocio (es decir, nombre y dirección). También ingresará su Número de Identificación de Empleador, EIN (si tiene uno) y la cantidad de empleados W-2 si los tiene. Si no tiene un EIN, considere obtener uno por razones de privacidad. Pero solo puede usar un EIN si se creó dentro del año fiscal. Por lo tanto, si creó un EIN el 15 de enero de 2025, no podría usarlo para su declaración de impuestos de 2024.

Método de contabilidad: esta es una entrada obligatoria en las declaraciones de impuestos, las empresas deben indicar si utilizan el método de contabilidad de caja o de acumulación. TurboTax asignará automáticamente el método de efectivo, que es el método de contabilidad más común para las pequeñas empresas, incluidas las empresas de cuidado infantil. Esto significa que sus transacciones se contabilizan en el momento en que recibe un pago o cuando paga un gasto. Puede editar para cambiar a la acumulación u otro método si corresponde, pero es poco común para los proveedores de cuidado infantil.

Ingresos

Ingresar sus ingresos es bastante sencillo.

El sistema pregunta: "¿Qué tipo de ingresos recibió por este trabajo?".

Sus ingresos deben incluir todo el dinero que recibió para su negocio de cuidado infantil de todas las fuentes, incluso si no se le emitió un 1099. Esto debe incluir el efectivo y el dinero de las aplicaciones de efectivo para su negocio.

La respuesta más común para las empresas de cuidado infantil será:

Otros ingresos de trabajo por cuenta propia. Esto incluye efectivo, cheques y formularios 1099-K para pagos a través de aplicaciones recibidos de las familias.
Formulario 1099-NEC. Aquí ingresará los detalles de los 1099-NEC que reciba. Eso significa compensación para no empleados. Es probable que recibas un 1099-NEC por otros pagos relacionados con el negocio recibidos. Por ejemplo, si recibe un subsidio o cualquier otro pago de contrato, y se le emitió un 1099-NEC, los incluirá aquí. Esto también incluirá subvenciones y premios, u otros ingresos imponibles que llegaron a su programa a través de fondos estatales, como cualquier pago del programa de alimentos (CACFP) recibido.

El sistema también enumera los ingresos poco comunes como una opción. Por lo general, esto no será aplicable ya que se refiere a premios o reconocimientos. Asegúrese de anotar todas las subvenciones que recibió como ingresos del Formulario 1099-NEC. Al hacerlo, le asegurará de que se graven correctamente como sus ingresos de trabajo por cuenta propia.

El sistema le preguntará si recibió pagos a través de Square. Si es así, habrá una opción para que importe esos pagos directamente a TurboTax.

Nota: Es posible que haya recibido un Formulario 1099-K de procesadores de pagos basados en aplicaciones como Square, Venmo y Cash App. Este formulario cubre cualquier ingreso de trabajo por cuenta propia que haya recibido a través de este procesador de pagos para el año fiscal. Si importa automáticamente su información de Square a TurboTax, no incluya los ingresos de su 1099-K de Square cuando ingrese sus ingresos, ya que esto resultará en que estos ingresos se declaren dos veces. Esto es opcional y está destinado a facilitarle la declaración de ingresos de Square, pero no tiene que importarlos. Puede ingresar su información manualmente si le resulta más fácil.
Aquí hay algunas hojas de cálculo útiles que puede usar para organizar sus ingresos de modo que pueda ingresarlos en el sistema tributario. También pueden mantener sus impuestos organizados para que recuerde en qué consiste su Anexo C una vez que se genera:

1099 Ingresos

Gastos

Debe asegurarse de tener registros de sus gastos, idealmente, recibos que muestren el pago de los gastos, pero también puede, en la mayoría de los casos, utilizar cheques cancelados, facturas o estados de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito. Es fundamental que cualquier comprobante de un gasto muestre:

Que usted pagó el gasto.
La cantidad que pagó.
La fecha en que lo pagó.
Una descripción del artículo comprado o servicio recibido.
- El sistema primero le mostrará los gastos sugeridos en función de su industria, Servicios de guardería. TurboTax también proporciona una lista de verificación descargable de deducciones recomendadas y menos comunes para las empresas de cuidado infantil. No le recomendamos que utilice esta lista de verificación porque no proporciona orientación sobre el cálculo adecuado de los gastos comerciales, lo que podría conducir a entradas inexactas. En su lugar, utilice los gráficos que se encuentran en esta guía, que se desarrollaron utilizando la Rúbrica© de Preparación de Impuestos de Confianza en la Calidad. Le recomendamos que tenga a mano esta guía para hacer referencias cruzadas con las categorías de TurboTax a medida que ingresa sus datos.

Primero podrá marcar sus gastos en la sección Recomendados, que serán gastos comunes como Suministros, Oficina en el hogar (este es el uso comercial de una casa para negocios de cuidado infantil familiar) y otros gastos. A continuación, tendrá la oportunidad de marcar todos los demás gastos que tenga en categorías menos comunes. Aquí, revisaremos algunas de las deducciones clave que debe conocer con una hoja de trabajo en la que puede ingresar sus gastos antes de ingresar a TurboTax.

Gastos Comunes

Categoría	Descripción	Gastos totales ($)
Publicidad	Aquí ingresará los costos para promocionar su negocio, incluidos los costos de anuncios en línea e impresos, folletos, correos, volantes, tarjetas de presentación y costos del sitio web.
Vehículo	Deberá anotarse si el vehículo es de su propiedad o está arrendado por usted y si también utilizó este vehículo para viajes personales o exclusivamente por negocios. El sistema funciona bien en este caso porque le pide que separe claramente las millas de negocios conducidas de las personales y realiza el cálculo de la tarifa de kilometraje estándar por usted. También le dará la oportunidad de maximizar este gasto asegurándose de que se ingresen las tarifas comunes, como el estacionamiento, los peajes y los intereses del préstamo del automóvil. Tenga en cuenta que puede rastrear y deducir su millaje para viajes relacionados con negocios, incluso viajes que no impliquen transportar a los niños a su cuidado, como ir a Costco a comprar suministros de cuidado infantil o conducir a una capacitación de cuidado infantil. También puede incluir en esta cantidad la parte de su negocio de los intereses del préstamo del automóvil y las tarifas y peajes de estacionamiento. Para su millaje, asegúrese de llevar un registro del día, el propósito y el total de millas porque deberá ingresar esa información para esta deducción. Puede ser algo tan simple como: "9 de junio – 3.25 millas yendo a Walmart por suministros" A continuación, deberá determinar si está utilizando la deducción estándar por millaje o los gastos reales para reclamar los gastos de su vehículo comercial. El sistema lo guiará hacia el método apropiado en función de si es propietario o arrendador del vehículo y los métodos que utilizó anteriormente en años fiscales anteriores. En general, el estándar suele ser mejor si conduce muchos kilómetros. Esto le dará las millas conducidas multiplicadas por la tasa de reembolso de millas del IRS. La tarifa estándar por milla del IRS para 2024 es de 67 centavos por milla. Además de esas millas estándar, puede reclamar la parte comercial de los intereses del préstamo del automóvil, las tarifas de estacionamiento y los peajes pagados. Sin embargo, si usa el millaje estándar, no puede deducir otros gastos asociados con su automóvil, incluida la gasolina, las reparaciones/mantenimiento, el seguro, la depreciación, las tarifas de licencia, las llantas, los lavados de autos, los pagos de arrendamiento, los cargos de remolque, las cuotas del club de automóviles, etc. Los gastos reales podrían otorgarle una mayor exención de impuestos si tuvo gastos más altos de reparación, gasolina y seguro durante el año. Con los costos reales, debe realizar un seguimiento de todos los pagos asociados con el uso comercial del vehículo, incluidos los pagos del préstamo del automóvil.
Comunicaciones	Desea asegurarse de que está deduciendo los costos de comunicación de su empresa. Este es un gasto común para las empresas de cuidado infantil. Algunos ejemplos incluyen servicio de telefonía celular, servicio de Internet, segunda línea telefónica, cualquier tarifa por cosas como llamada en espera o correo de voz, llamadas de larga distancia, fax y servicios de videoconferencia. Si usted es un proveedor basado en el hogar y también utiliza estos servicios para uso personal, deberá realizar su porcentaje de tiempo-espacio en esos gastos e ingresar solo la cantidad asociada con el uso comercial en el sistema. TurboTax no lo aplicará por usted.
Suministros	TurboTax dará ejemplos de suministros que usted pudo haber usado para el cuidado de los niños. Los suministros incluyen artículos que use con los niños (como materiales de arte), pañales y toallitas húmedas, juguetes, materiales de aprendizaje y artículos de limpieza. Para los proveedores basados en el hogar, TurboTax le permitirá ingresar el monto de sus gastos, pero no aplicará su porcentaje de tiempo-espacio a ellos. Esto significa que si gastó $100 en suministros que se utilizaron al 100% para su negocio, ingresa $100 en TurboTax. Si gastó $1,000 en suministros que se usaron tanto para uso comercial como personal y su porcentaje de tiempo-espacio es del 35%, ingresa $350 en TurboTax.
Gastos de oficina	Esta deducción es bastante sencilla, y TurboTax da ejemplos de lo que esto puede incluir. Aquí es donde desea incluir los montos pagados por suministros de oficina (como tinta, tóner, papel, grapas, utensilios de escritura, muebles de oficina, etc.) y franqueo, así como los costos del servicio de comunicación de su empresa (como servicio de telefonía celular, servicio de Internet, segunda línea telefónica, fax y servicios de videoconferencia). Es raro que los proveedores no tengan algunos gastos en esta categoría. Sin embargo, los proveedores que trabajan desde el hogar deben tener en cuenta cómo ingresan sus gastos de oficina. Si los gastos fueron 100% de uso comercial, puede ingresar el monto total de sus gastos para deducir. Si el gasto fue tanto para uso personal como comercial, primero aplicará su porcentaje de tiempo-espacio y luego ingresará esa cantidad como su gasto.
Salarios de empleados y créditos laborales	Asegúrese de que los salarios que ingresa sean solo para los empleados W-2 reportados al gobierno. Como empresario individual, no puede pagarse a sí mismo como empleado. Puede retirar dinero del negocio, pero su "pago" se considera la cantidad en la línea 31 (su ganancia o pérdida neta), por lo que no es necesario ingresar el dinero que retiró para usted durante todo el año aquí.
Mano de obra subcontratada	El sistema le pregunta si realizó algún pago que requiriera que emitiera un formulario 1099. Si emitió un formulario 1099 a alguien que contrató para realizar un servicio, como limpieza o un sustituto, y le pagó más de $600, ingresará la cantidad pagada. Nota – en algunos casos, los proveedores de cuidado infantil emiten un formulario 1099 a los empleados, ayudantes y sustitutos. Si emitiera algún 1099, ingrésalo como trabajo por contrato, pero ten en cuenta que está clasificando a sus empleados correctamente. Por lo general, si dirige cómo trabaja alguien, es un empleado. Para obtener más información sobre cómo clasificar al personal, use la solicitud Empleado vs. Contratista app, disponible a través del generoso apoyo del Fondo de Inversión de Bajos Ingresos (LIIF).
Servicios Legales y Profesionales	Incluya cualquier tarifa que haya pagado a un abogado, contador o preparador de impuestos, solo para uso comercial, así como las tarifas de membresía para membresías profesionales como la Asociación Nacional de Cuidado Familiar o la Asociación Nacional para la Educación de Niños Pequeños.
Impuestos y Licencias	Aquí puede ingresar los impuestos (y los impuestos locales, excluyendo los impuestos federales) y las tarifas de licencia comercial. Estos solo deben ser impuestos y tarifas que estén 100% relacionados con su negocio. Por ejemplo, se ingresaría la tarifa de licencia para que pueda operar un negocio basado en el hogar o un negocio de cuidado infantil.
Utilidades	Esto se aplica a usted si tiene una oficina separada u otra propiedad comercial que no sea parte de su hogar. Los proveedores basados en el hogar incluirán sus costos de servicios públicos en una parte diferente del programa, que cubre el uso comercial del hogar. Muchos proveedores tendrán costos de servicios públicos que incluyen servicios públicos como gas, electricidad, Internet o agua. Esto también incluye recolección de basura, servicio de control de plagas y servicio de monitoreo de alarmas de seguridad.
Beneficios para empleados	¿Tiene un programa de seguro de salud o de accidentes de la empresa? Esto incluye programas asociados con su negocio (no sus gastos personales) como planes de accidentes y salud, seguro de vida grupal a término y programas de asistencia para el cuidado de dependientes. Si ofrece asistencia para el cuidado de niños o la educación, inclúyalo aquí.
Seguro de Negocios	Esto es para seguros que no sean de salud. Incluya su seguro de responsabilidad civil general, seguro de inquilinos, incendio/robo/inundación y seguro de compensación para trabajadores si tiene empleados. Los proveedores basados en el hogar no deben incluir el seguro de su propietario/inquilino (que estará en la sección sobre la deducción del uso comercial de su casa).
Primas de seguro de salud	Aquí ingresará el monto total de las primas del seguro médico que pagó por usted, su cónyuge y sus dependientes (menores de 27 años) durante el año fiscal. Puede deducir hasta el 100% de las primas del seguro médico para usted, su cónyuge y sus dependientes si trabaja por cuenta propia y tiene una ganancia neta del negocio para el cual creó el plan. Esto no incluye las primas que haya pagado a través de la oferta de seguro médico de un cónyuge a través de su empleador. Si usted o su cónyuge pudieron participar (incluso si rechazaron la cobertura) en el plan de salud de un empleador o en un programa subsidiado, como la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, en cualquier momento durante un mes determinado, no puede tomar la deducción para ese mes. La deducción puede estar limitada si el negocio tiene bajas ganancias netas. Esto significa que es posible que no pueda deducir el 100% de sus primas. Esta entrada debe reducirse por cualquier reembolso recibido. Estas deducciones se calculan como parte de su Formulario 1040, no como parte del Anexo C.
Construcción o Alquiler de Terrenos	Este es el alquiler pagado por una propiedad utilizada solo para trabajar, no para una oficina en su hogar. El alquiler de su vivienda se incluirá en la sección de deducción del uso comercial de su vivienda.
Tarjeta de crédito, préstamo y otros intereses	Esto incluye los intereses que pagó directamente relacionados con su negocio (para los proveedores basados en el hogar, los intereses hipotecarios se informan en la sección sobre el uso comercial de su casa). Los intereses deducibles pueden incluir intereses sobre tarjetas de crédito comerciales (no personales) y préstamos comerciales como el Préstamo por Desastre por Daños Económicos o un préstamo 7a de la SBA.
Reparaciones y mantenimiento	Esto incluye cualquier reparación y mantenimiento del espacio que utiliza o de su equipo. Las reparaciones y el mantenimiento son necesarios para que usted conserve o mantenga su propiedad, estas son reparaciones que no agregan valor a la propiedad. Los proveedores basados en el hogar no deben ingresar los gastos de reparación y mantenimiento aquí porque se informarán en la sección sobre el uso comercial de su hogar.

Gastos menos comunes

Gastos comunes pero que amenudo causan confusión

Aquí lo guiaremos a través de tres gastos importantes y a menudo incomprendidos para las empresas de cuidado infantil. Reclamar correctamente estas deducciones puede ser una estrategia financiera importante para su negocio, sin embargo, debe asegurarse de que las está calculando correctamente y tiene los registros necesarios en el archivo para respaldar su uso. Son los siguientes:

1. Comidas

2. El uso comercial de la casa (también conocido como oficina en casa)

3. Depreciación/Activos

Comidas (límite del 100%)

Esto permite a los proveedores ingresar el costo de las comidas totalmente deducibles, que incluye:

Comidas servidas a niños (esto incluye comidas que le fueron reembolsadas por el Programa de Alimentos (CACFP).
Sus comidas de negocios o las de sus empleados (es decir, durante viajes de negocios, reuniones de negocios o conferencias)

Nos centraremos principalmente en las comidas que se sirven a los niños. El proceso para reportar las comidas servidas a los niños difiere para los programas de cuidado infantil familiar en el hogar y para los centros de cuidado infantil.

Centros de Cuidado Infantil

Los centros de cuidado infantil deben informar sus gastos reales de alimentos al reclamar el costo de las comidas servidas a los niños. De todos modos, debe declarar los reembolsos recibidos de la comida como ingresos.

Por ejemplo, si sus costos totales de alimentos para el año fueron de $15,000 y recibió $11,000 como reembolso, aún ingresará $15,000 como su gasto de comidas y $11,000 como una entrada de línea de ingresos etiquetada como "CACFP" o "Programa de alimentos".

Si utilizó un patrocinador de alimentos, deberá informar sus gastos pagados e ingresos recibidos del patrocinador, incluso si no recibió un 1099 al final del año.

Hogares de Cuidado Infantil Familiar

Solo los proveedores que trabajan en el hogar pueden usar las tarifas estándar de comidas y refrigerios para informar los gastos de comidas de sus niños. Esto hace que el mantenimiento de registros sea más fácil que el seguimiento de los gastos reales.

De acuerdo con la Guía de Auditoría de Cuidado Infantil del IRS, la tarifa permitida se basa en la tarifa de Nivel I bajo el CACFP. El proveedor puede usar la tarifa estándar de comidas y refrigerios, publicada por el USDA cada año, para un máximo de un desayuno, un almuerzo, una cena y tres refrigerios por niño elegible por día. Lo que esto significa es que puede utilizar las tarifas publicadas para calcular los gastos de comida para los niños a su cargo en lugar de hacer un seguimiento del gasto real en alimentos.

Todavía hay un requisito de mantenimiento de registros, que incluye el nombre de cada niño elegible, las fechas y horas de asistencia en el programa de cuidado infantil familiar basado en el hogar, y el tipo y la cantidad de comidas y refrigerios servidos. Este límite es mayor que la cantidad de comidas que reembolsa el CACFP, por lo que es ventajoso para los proveedores rastrear y reclamar todas las comidas que sirven.

NOTA IMPORTANTE: TurboTax proporciona orientación inexacta cuando se trata de proveedores que participan en el programa de alimentos a quienes se les reembolsan los costos de alimentos. El sistema aconseja: "Si se le reembolsan las comidas o los refrigerios, puede deducir solo la parte de la asignación estándar que exceda el reembolso". El IRS no recomienda usar este método. En su lugar, recomiendan declarar los costos totales de los alimentos como un gasto y los reembolsos completos del programa de alimentos como ingresos. Por lo tanto, los proveedores deben ingresar sus costos totales, no solo la diferencia entre sus costos y reembolsos.

Si bien TurboTax proporciona las tarifas de comidas estándar actuales para el año fiscal, cuando ingreses sus costos, tendra que multiplicar el total de comidas y refrigerios servidos a los niños durante el año por estas tarifas y luego ingresar la cantidad en el sistema.

Debe utilizar las tasas vigentes al comienzo del año fiscal. Entonces, para 2024 se utilizarían las tarifas 2023-2024, ya que estaban vigentes el 1 de enero de 2024, a principios de año.

Figura 1: Orientación inexacta destacada de TurboTax, los proveedores deberían ingresar sus gastos totales y el reembolso completo

Oficina en el Hogar/Negocios Uso del Hogar

Tenga en cuenta que puede deducir el espacio en su hogar utilizado exclusivamente para su negocio de cuidado infantil. Esto puede incluir una oficina en casa, incluso si es solo una parte de una habitación más grande o un área de almacenamiento donde guarda los suministros para su negocio. TurboTax hace un excelente trabajo al guiar a los proveedores que trabajan desde casa a través del Cálculo de Tiempo-Espacio. Le recomendamos que primero calcule su Porcentaje de Tiempo-Espacio por su cuenta, luego ingrese esos datos en TurboTax y asegúrese de que coincidan. El cálculo de TurboTax puede tener una ligera diferencia porcentual, pero es lo más cercano que pueden obtener; ¡úselo de todos modos!

¿Cómo incluyo los costos de mi vivienda?

Como proveedor de cuidado infantil en el hogar, si usa regularmente su hogar en su negocio y está regulado, puede deducir el costo de su hogar y otros gastos relacionados.

Para prepararse para reclamar estas deducciones en su declaración, ya sea que alquile o sea dueño de su casa, hay dos pasos que debe seguir: 1) determinar el espacio y el tiempo utilizados para el cuidado y las tareas relacionadas con su negocio y 2) determinar los gastos permitidos relacionados con la prestación de cuidado en su hogar.

Repasemos cada uno y sepa que hay una tabla para registrar su respuesta a continuación:

Paso 1: Calcular el uso del espacio y el tiempo de su hogar

Dos elementos determinan la cantidad de gastos de su hogar que se deduce: el espacio que se usa regularmente para el cuidado y la cantidad de tiempo que se usa en promedio. Vamos a repasar el cálculo, pero también hay una hoja de cálculo que puede utilizar para hacerlo aún más fácil.

Por lo general, el espacio se mide en los pies cuadrados de su hogar que se utilizan para el cuidado y el total de pies cuadrados de su hogar. El uso regular incluye áreas que se pueden usar todo el día (como un área de juegos), pero también las que se usan regularmente solo durante una parte del día. Para dar una idea de un área que solo se usa parte del día, la guía del IRS para auditar a los proveedores de cuidado infantil utiliza el ejemplo de un proveedor con tres niños que cada uno duerme la siesta en diferentes habitaciones en un momento tranquilo (para que puedan descansar mejor). Aunque las otras habitaciones solo se usan a la hora de la siesta, es un uso regular y se puede incluir en su cálculo. Si un espacio se utiliza 3 o más veces por semana, podría considerarse "de uso regular para negocios". Como recordatorio, los niños no tienen que tener acceso al espacio para contarlo como uso regular. Áreas para el almacenamiento de material de cuidado infantil, un área de lavandería y el garaje (si almacena un vehículo utilizado para negocios, cortadora de césped o juguetes de niños). Los garajes, ya sean adjuntos o separados, deben incluirse en el cálculo de los pies cuadrados totales.

Luego puede tomar el espacio utilizado en su hogar para el cuidado y dividirlo por el total de pies cuadrados de su hogar para obtener un porcentaje: Espacio utilizado para el cuidado ÷ total de pies cuadrados de su hogar = porcentaje de su hogar que usa para el cuidado de niños

Por ejemplo, un proveedor usa 500 pies cuadrados de su casa de 1,100 pies cuadrados regularmente para recibir atención. Si divide 500 entre 1,100, descubre que obtiene .454 o el 45.4% de su casa se usa regularmente para el cuidado.

El tiempo es el número total de horas que usted utilizó sus instalaciones en promedio. Esto incluye no solo el tiempo que cuida a los niños, sino también el tiempo que utilizó el espacio para la limpieza, la cocina y la preparación para el cuidado de sus niños. También puede incluir el tiempo en que su negocio estuvo cerrado, pero usted se estaba preparando para abrir. Por ejemplo, digamos que su negocio está abierto y brinda cuidado a niños 10 horas al día típicamente. Durante las horas que usted está cerrado, limpia y se prepara durante dos horas al día. Combinado, esto le daría 12 horas al día que usted estaba usando sus instalaciones. Luego, digamos que usted estuvo cerrado durante cuatro semanas, pero trabajó 10 horas durante este tiempo para mantener el espacio y prepararse para la reapertura. Su total de horas sería:

12 horas al día x 5 días a la semana x 48 semanas +10 horas cuando estuvo cerrado = 2.890 horas.

Puede crear un porcentaje del uso comercial de su hogar dividiendo el total de horas utilizadas para el cuidado entre 8,760 (el total de horas en un año).

Por ejemplo, nuestro proveedor anterior usa su hogar para recibir atención 2,890 horas al año. Cuando divides 2,890 entre 8,760, encuentras que 0,329 o el 32.9% de las veces, su casa se usa para negocios.

El cálculo del espacio y el tiempo para el porcentaje de los gastos de su hogar que son deducibles se hace multiplicando el porcentaje de espacio utilizado en su hogar por el porcentaje de tiempo que se usa la casa.

En nuestros ejemplos anteriores, el proveedor está utilizando el 45.4% de su hogar para la atención que se brinda el 36.5% del año. Si multiplica el 45,4% por el 32,9%, obtiene el 14,9%. Por lo tanto, puede deducir el 14,9% de los gastos de su hogar.

Uso comercial de su hogar: cálculo del espacio y el tiempo

Ejemplo: Uso comercial de su hogar

Nota Importante: TurboTax le recomendará que utilice la deducción simplificada de oficina en casa, que es un máximo de $1,500. Para muchos proveedores de cuidado infantil, el método simplificado representa menos que sus costos reales, por lo que deben usar el método de costos reales para determinar su deducción por oficina en casa.
Figura 2: Ejemplo de cálculo del porcentaje de tiempo-espacio realizado en TurboTax.

En este ejemplo, puede ver que el porcentaje de espacio-tiempo del proveedor es del 44,5 %. Esto significa que el proveedor puede reclamar el 44.75% de la mayoría de sus gastos que se incluyen en el uso comercial de la vivienda. Estos son gastos como el alquiler, los intereses hipotecarios, los servicios públicos y las reparaciones. Digamos que estos artículos totalizaron $10,000 para el año y el proveedor utilizó gastos reales, su deducción sería de $4,475, que es significativamente más que el monto de deducción simplificado de $1500 que recomendó Turbo Tax.

Nota Importante: TurboTax no pregunta la cantidad de horas que los proveedores trabajan en sus hogares cuando los niños no están presentes. Esto hace que sea muy difícil para los proveedores calcular un porcentaje espacio-temporal preciso. Le recomendamos que primero calcule su Porcentaje de Tiempo-Espacio usando esta hoja de trabajo y la use como referencia mientras navega por el sistema de TurboTax. Dado que TurboTax no pregunta cuántas horas trabaja cuando los niños no están presentes, tendrá que tenerlo en cuenta cuando ingrese las horas por día que usó su hogar para la pregunta de la guardería. Por ejemplo, si normalmente realiza tareas administrativas, limpieza y otros preparativos, con un total de 10 horas a la semana y está abierto 5 días a la semana, agregaría 2 horas adicionales a cada día.

Lleve un registro de las horas que trabaja cuando los niños no están presentes anotando el tiempo que dedica a preparar su espacio para los niños, limpiar, hacer tareas administrativas, responder a las familias, etc. El registro de muestra a continuación muestra cómo puede realizar un seguimiento de la cantidad de horas que trabaja en su hogar y muestra cómo calculó el número, lo que puede ayudarlo en caso de una auditoría.

Los proveedores basados en el hogar también deben tener en cuenta que, debido a que han incluido ciertos gastos como los servicios públicos y las reparaciones que ya están en la oficina en casa, no volverán a ingresar esos gastos cuando vean esas categorías enumeradas por separado como gastos.

Deducción de Ingresos Comerciales Calificados (QBI)

Tenga en cuenta la deducción de Ingresos Comerciales Calificados (QBI). QBI es la cantidad neta de ingresos calificados, deducciones, ganancias y pérdidas de su negocio de cuidado infantil. Esta deducción le permite deducir hasta el 20% de sus ingresos como trabajador por cuenta propia/pequeña empresa de su ingreso imponible total.

Depreciación

La depreciación es la práctica de deducir el costo de una gran empresa a lo largo del tiempo en lugar de en solo un año. Esto suele ser un requisito cuando se quieren deducir ciertas compras grandes (más de 2.500 dólares) o una mejora. También puede depreciar su casa si la usa para negocios.

Mientras esta en la vista de gastos de la oficina en casa, TurboTax le pedirá que enumere los activos de su casa que se pueden depreciar, lo que incluye la casa en sí, las mejoras en el hogar y las compras grandes.

Figura 3: Ejemplo de cálculo de la depreciación basado en el porcentaje de uso comercial de la vivienda

Es posible que tenga curiosidad sobre en qué consiste una mejora. Una mejora se diferencia de una reparación porque no tiene como objetivo que algo vuelva a funcionar, sino que mejora o agrega valor a la vivienda. TurboTax proporciona una lista de ejemplos de mejoras para el hogar:

Figura 4: TurboTax Ejemplos de mejoras que están sujetas a depreciación

Traducción de la figura:
“Mejoras

Usted pagó por una mejora en su propiedad si gastó dinero para mejorar su propiedad, restaurarla o adaptarla para un uso nuevo o diferente.

Ejemplos de mejoras incluyen:

Instalación de nueva plomería o cableado
Adición de paneles a una habitación
Instalación de una cerca
Pavimentación de un camino de entrada
Instalación de nuevos gabinetes
Adición de un techo nuevo
Evaluaciones para calles, alcantarillado y aceras”

Después de ingresar los detalles sobre el activo de su vivienda, como la fecha de compra y el costo original, el sistema depreciará el gasto, en función de su porcentaje de tiempo/espacio, y le proporcionará el monto de depreciación deducible para él. Hay una categoría separada en TurboTax, Activos, donde puede depreciar otras compras grandes que no están sujetas a su Porcentaje de Espacio-Tiempo. También puede obtener más información sobre la depreciación utilizando nuestra solicitud en línea.

Activos

Los activos son elementos de valor propiedad de una empresa. Los activos de la empresa pueden ser muchas cosas, como vehículos, activos raíces, computadoras y muebles. Los activos agregan valor a su negocio y pueden estar sujetos a depreciación. La depreciación es la práctica de deducir un gran costo comercial a lo largo del tiempo (durante su vida útil) en lugar de en solo un año. No todos los activos tienen que ser depreciados. Por lo general, si realizó una mejora o realizó una sola compra de equipo o muebles por más de $2,500, deberá usar cálculos de depreciación. Por ejemplo, si compró tres computadoras portátiles por un total de $ 4,500, eso significa que cada computadora portátil costó $ 1,500. Cada portátil no supera los 2.500 dólares y no se trataría como un activo. Si compró dos computadoras por un total de $ 6,000, eso significa que cada computadora portátil costó $ 3,000 y se trataría como un activo.

TurboTax primero le preguntará: "¿Desea ir directamente a su resumen de activos?

Figura 5: Pantalla inicial de activos

Le sugerimos que elija la opción "No, quiero revisar mis respuestas a las preguntas de las elecciones anuales". Al hacer esto, el sistema lo ayudará a comprender sus opciones para calcular los gastos de la propiedad de su negocio.

Figura 6: Indique si algún activo superó el umbral de 2.500 dólares

Si tiene activos que cuestan $2,500 o menos, tiene opciones para tratarlos como gastos en lugar de activos y deducirlos por completo en un año. A esto se le llama la Elección de Puerto Seguro de Minimis. Aprovechar la elección de puerto seguro de minimis puede reducir sustancialmente la carga del impuesto sobre la renta de su empresa. Si usa esta regla, asegúrese de que usted, o su preparador, incluya una declaración que diga:

"Sección 1.263(a)-3(h) De Minimis Safe Harbor Election

Le llama ___________________________

Su dirección ___________________________

EIN o Número de Seguro Social ___________________________

Para el año que termina el 31 de diciembre de 2020, estoy eligiendo la elección de puerto seguro para los pequeños contribuyentes bajo la Sección 1.263(a)-3(h) del Reglamento del Tesoro para lo siguiente: (enumere sus mejoras).”

Figura 7: Determinación de si un artículo se tratará como un activo o un gasto

Figura 8: Indique de nuevo si algún activo superaba el umbral de 2.500 dólares

Figura 9: Indique si realizó alguna mejora en un edificio (solo propiedad comercial)

Tal vez tenga curiosidad sobre en qué consiste una mejora. Una mejora se diferencia de una reparación porque no tiene como objetivo que algo vuelva a funcionar, sino que mejora o agrega valor a la propiedad, por ejemplo, instalar nuevas tuberías o cableado, instalar una cerca y agregar un nuevo techo.

Sin embargo, existen algunas reglas especiales, etiquetadas como elección anual para mejoras en TurboTax, que le permitirán deducir los costos de mejora como gastos en lugar de depreciarlos durante varios años. Para las mejoras en los edificios, existe la elección de puerto seguro para pequeños contribuyentes que le permite tratar la mejora como un gasto. Por lo general, puede hacer esto si sus ingresos brutos (ingresos comerciales) son inferiores a $10,000,000 y el edificio tiene una base no ajustada de $1,000,000 (este es el costo antes de cualquier depreciación que haya tomado). El costo de la reparación también debe ser el menor de $10,000 o el 2% de la base no ajustada de su edificio.

En el caso de los programas de cuidado infantil familiar basados en el hogar, estas mejoras ya se incluirían en la sección de uso del hogar de su negocio.

Figura 10: Determine si las mejoras se pueden tratar como un gasto o activos

A continuación, TurboTax le preguntará sobre cualquier activo comercial que tenga que no esté cubierto por sus elecciones. Por ejemplo, compras grandes de más de $2,500 o mejoras de más de $10,000.

Figura 11: Cuestionario sobre los activos de la empresa

Si este es su caso, se le dirigirá a su Resumen de activos comerciales para agregar sus activos.

Figura 12: Resumen de activos empresariales

A continuación, deberá responder a algunas preguntas sobre sus activos, una a la vez.

Figura 13: Descripción del activo (un activo a la vez)

Figura 14: Detalles sobre el activo empresarial

En el caso de los artículos que cuesten más de $2.500, deberá introducir detalles sobre el artículo, además de la fecha en que se puso en servicio para su empresa.

Figura 15: Detalles adicionales sobre el activo empresarial

Si este es el primer año en que el activo se puso en servicio, puede deducir su valor total en lugar de depreciarlo durante varios años. TurboTax le presentará las siguientes opciones para deducir el activo:

Distribuiré la deducción a lo largo de varios años
Deduciré el valor total del artículo este año (tome la deducción de la Sección 179)
Aceptaré una deducción parcial de la Sección 179
Tomaré una deducción parcial de la Sección 179 este año y la asignación especial por depreciación del 60%
Aceptaré la deducción especial por depreciación del 60%

Figura 16: Indique cómo elige deducir el artículo (depreciación en línea recta, depreciación adicional, sección 179, etc.)

El método que elija dependerá de su estado financiero general para el año y de cómo le gustaría abordar la planificación fiscal para el futuro. Esto es lo que recomienda TurboTax:

Distribuiré la deducción a lo largo de varios años. Recomendado si provisione tener mayores ingresos en el futuro y quiere reducir su base imponible en ese momento.
Deduciré el valor total del artículo este año (tome la deducción de la Sección 179). Recomendado si su negocio está mostrando ganancias. Creemos que la mayoría de las empresas de cuidado infantil elegirán esta opción.

Es posible que se pregunte cuál es la diferencia entre los distintos métodos de elección y depreciación. Este no es un concepto fácil, pero si ha llegado hasta aquí, ¡sigue adelante! TurboTax está construido con enlaces para explicar más sobre estos conceptos y el sistema hace los cálculos y verifica por usted para asegurarle de que esté gastando o depreciando correctamente.

La Sección 179 permite a los contribuyentes deducir como gasto de ciertos activos tangibles como gasto en el año en que se ponen en servicio. La propiedad debe utilizarse para más del 50% de su negocio, por lo que no debe ser una propiedad que se utilice principalmente para uso personal. Los edificios y terrenos no califican para la Sección 179, pero las mejoras de los edificios sí. En 2024, puede gastar hasta $1.22 millones en propiedades elegibles. Esta deducción también está limitada por los ingresos netos de su negocio para el año; no puede deducir más dinero del que ganó. En ese momento, puede optar por tomar la depreciación regular de los activos restantes o utilizar el resto de su deducción en el siguiente año fiscal.

La depreciación especial también se conoce como depreciación adicional. Para 2024, esto le permite deducir el 60% de la depreciación en el año en que se pone en servicio un activo. Esta regla generalmente se aplica a los activos con 20 años o menos de vida útil (esto no se aplicaría a los activos inmuebles residenciales o no residenciales porque tienen más de 20 años de vida útil). El porcentaje de depreciación permitido disminuirá anualmente hasta finalizar por completo en diciembre de 2026.

La mayoría de las empresas de cuidado infantil pueden beneficiarse de seleccionar la depreciación de la Sección 179, que le permite deducir los costos totales en un año.

Figura 17: Pantalla de resumen de activos después de ingresar un activo

A continuación, se añade a su resumen de activos. Repetirá este proceso para cada activo empresarial que tenga.

Aquí hay un conjunto de hojas de cálculo de depreciación simples que pueden ayudarlo a organizar sus gastos y determinar si va a depreciar un activo o tomar la deducción completa en un año:

Métodos para asegurar una preparación de impuestos sin complicaciones

¡Lo ha logrado! Acaba de ingresar toda la información necesaria sobre su negocio de cuidado infantil y ahora puede completar el resto de las pantallas para completar su declaración general.

Muchos propietarios de pequeñas empresas pueden realizar su propia preparación de impuestos para ahorrar dinero y también para asegurarse de que sus impuestos se realicen con precisión; ¡nadie conoce su negocio como usted! La clave para una presentación de impuestos sin complicaciones es llevar una contabilidad y registros adecuados durante todo el año. Llevar un registro de todos los pagos que recibe y los recibos y facturas de sus compras es invaluable y le ahorrará muchas horas.

Cuando llegue el momento de presentar sus impuestos, presentarlos electrónicamente es mucho mejor que imprimir y enviar su declaración por correo. Esto se debe a que hay un mayor grado de precisión y el proceso es mucho más rápido.

Es posible que descubra que necesita más tiempo para presentar la declaración o que tiene una factura de impuestos y necesita más tiempo para pagarla. Si eso sucede, le sugerimos que pague lo que pueda y luego solicite una extensión. Deberá presentar la solicitud antes del 15 de abril, pero puede recibir una extensión de hasta 6 meses. Todavía tendrá que pagar multas adicionales por no pagar a tiempo, pero eso será mejor que ignorarlo por completo.

Recuerde, ¡hay ayuda disponible! Si ha adquirido el plan MAX a través de TurboTax, tiene acceso a especialistas antes, durante y después de su presentación. También puede recibir respuestas a sus preguntas sobre educación fiscal a través del formulario "Consultas a Expertos" que puede encontrar en el vlog de Taking Care of Business.

Advertencia

La información aquí contenida ha sido preparada por Civitas Strategies® y no pretende constituir asesoramiento legal, fiscal o financiero. El equipo de Civitas Strategies® ha realizado esfuerzos razonables para recopilar, preparar y proporcionar esta información, pero no garantiza su exactitud, integridad, adecuación o vigencia. La publicación y distribución de esta información no tiene la intención de crear, y la recepción no constituye, una relación abogado-cliente o cualquier otra relación de asesoramiento. Queda expresamente prohibida la reproducción de esta información. Solo se permiten usos no comerciales de este trabajo.

*Nota: Tenga en cuenta que esta guía no es un consejo fiscal, financiero ni un respaldo a TurboTax. Los autores no están afiliados a TurboTax.

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